Automatisieren Sie den Unternehmensprozess für die Durchführung von Aufgaben und Aufträgen

In jeder Organisation überträgt das Führungspersonal den Mitarbeitern Aufgaben. Es ist unmöglich, ohne sie zu arbeiten, daher ist der Unternehmensprozess der Festlegung und Ausführung von Aufgaben/Zuweisungen für jedes Unternehmen wichtig.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ziele zu setzen und ihre Umsetzung zu kontrollieren. Die Effizienz aller Abteilungen eines Unternehmens hängt in hohem Maße davon ab, wie gut solche Unternehmensprozesse organisiert sind.

Worin besteht das Problem?

Es ist wichtig, wie die Aufgaben gestellt werden. Wenn dies per Telefon oder auf dem Schriftweg (E-Mail, Messenger, SMS) geschieht, geht oft viel Zeit verloren. Bei einem Telefongespräch wird der Auftrag nicht schriftlich festgehalten, und es ist schwierig, später zu belegen, dass derjenige, der den Auftrag erteilt hat, alles wie vorgeschrieben getan hat. Der Schriftverkehr ist schwer auffindbar, einzelne E-Mails gehen verloren und Aufgaben werden vergessen.

Diese Strategie der Aufgaben zuteilung funktioniert meistens dann, wenn es nur ein Dutzend Mitarbeiter im Unternehmen gibt und der Manager jeden Tag alle persönlich sieht. Wenn das Unternehmen jedoch zu wachsen beginnt, ist es an der Zeit, sich von diesem Zustand zu lösen.

Aber in großen Unternehmen gibt es ein völlig komplexeres Problem. Eine komplexe Unternehmensstruktur führt dazu, dass die Anweisungen des CEO auf ihrem Weg zum End Ausführenden von mehreren, zunehmend untergeordneten Führungskräften weitergegeben werden. Die Geschwindigkeit der vertikalen Kommunikation ist langsam: Wenn ein Mitarbeiter die Details einer Aufgabe nicht versteht, muss er sich mit seinen Fragen wieder durch alle Vorgesetzten "hoch fragen". auf diesem auf und ab wird viel Zeit benötigt bis es zum End Ausführenden ankommt.

Noch komplizierter wird die Situation, wenn mehr als eine Person in dem Prozess zuständig ist. In diesem Fall gibt es in der Regel eine zuständige Person, für die es jedoch nicht einfach ist, Mitarbeiter aus anderen Abteilungen zu organisieren, die ihr nicht direkt unterstellt sind. Wenn die zuständige Person das Problem nicht durch persönliche Absprachen lösen kann, kann sich die Arbeit sehr lange hinziehen.

Und schließlich haben viele Führungskräfte der mittleren Ebene aufgrund der Struktur der Bürokratie kaum die Möglichkeit, wirklich etwas zu tun. Sie geben nur Aufgaben von oben nach unten und Fragen und Fortschrittsberichte von unten nach oben weiter. Aber weil ihre Namen und Unterschriften auf allen Dokumenten stehen, hat die Unternehmensleitung das Gefühl, dass dieser Mitarbeiter arbeitet. Außerdem arbeiten sie effektiv, wenn ihre Untergebenen alles rechtzeitig erledigen.

Das Hauptproblem des Unternehmensprozesses besteht also darin, dass die Aufgabenstellung nicht optimal ist, dass sie schwer zu kontrollieren ist und dass es bei einer großen Zahl von Mitarbeitern zu Verzögerungen bei der Ausführung kommt.

Wie lässt sich die Aufgabenverwaltung optimieren?

Zunächst lohnt es sich, den Prozess der Einstellung zu rationalisieren und dabei Methoden zu verwenden, die alle Informationen erfassen, ohne dass etwas übersehen wird oder verloren geht. Ein BPM-System ist dafür gut geeignet, weil:

• Der Vorgesetzte weist bei der Erstellung des Auftrags sofort einer zuständigen Person einen Namen zu, erstellt eine Beschreibung und setzt eine Frist.
• Wenn ein Mitarbeiter eine Aufgabe aufnimmt, wird sie zu seiner Liste der aktiven Aufgaben hinzugefügt und verschwindet erst wieder von dort, wenn sie abgeschlossen oder vom Vorgesetzten abgebrochen wurde, oder abgeschlossen wurde
• Das System "erinnert" Sie, wenn eine bestimmte Auftragsfrist abläuft, so dass Sie nicht alles im Kopf behalten brauchen.
• Es besteht die Möglichkeit einer automatischen Versetzung, z. B. bei Krankheit des zuständigen Mitarbeiters.

Damit entfallen viele der Schwierigkeiten, die mit unzureichender Organisation und dem Faktor Mensch verbunden sind.

Verzögerungen, die durch mehrere Genehmigungsinstanzen verursacht werden, entfallen ebenfalls. Wenn der Mitarbeiter etwas nicht versteht, kann er seine Frage über sein persönliches Konto im System stellen und dann warten, bis er weitere Anweisungen erhält.

Durch die Ausgabe statistischer Daten kann der Vorgesetzte schließlich erkennen, wie viele Aufgaben jeder Mitarbeiter zu bewältigen hat, wer ausgelastet ist und wer nicht nachkommt. Durch die Ausgabe statistischer Daten kann der Manager schließlich sehen, wie viele Aufgaben jedem Mitarbeiter zugewiesen sind, wer beschäftigt ist und wer nicht. Dies hilft, die Aufgabenverteilung zu kontrollieren und die Resurcen der Mitarbeiter sinnvoller einzusetzen.

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Erstellung von Formularen

Lassen Sie uns zunächst die Daten in die Verzeichnisse laden, die später nützlich sein werden. Die Ausgangsdaten für diesen Geschäftsprozess sind Ausführende und Verantwortliche.

Erstellen Sie dann ein Startformular, mit dem der Manager arbeiten kann. Dort kann er/sie alle weiteren Informationen eingeben - Name, Beschreibung, Frist, sowie die erforderlichen Dokumente und Fotos hochladen.

Beim Einrichten eines Formulars sieht der Unternehmens Analytiker viele verschiedene Funktionen und Felder, die er einfach per Mausklick hinzufügen oder entfernen kann, ohne Programmierer mit einzubeziehen. Die Formularvorlage ist zunächst übersichtlich, was Managern und Mitarbeitern, die technisch nicht so versiert sind, die Nutzung des Systems erleichtert.

Erstellung eines Geschäftsprozess Ablaufdiagramms

Lassen Sie uns nun einen logischen Zusammenhang herstellen, wie die Aufgaben bearbeitet werden sollen.

Das Start-Ereignis ist die Erstellung einer neuen Aufgabe durch den Vorgesetzten und das End-Ereignis ist die Abnahme der Ergebnisse der abgeschlossenen Arbeit.

Zwischenstufen - Annahme der Aufgabe durch den Ausführenden, Ausführung, Bestätigung der Ausführung durch den Vorgesetzten. Weitere Schritte sind die Anpassung der Aufgabe oder die Übermittlung des Ergebnisses der Aufgabe zur Überarbeitung, wenn der Vorgesetzte mit dem Ergebnis beim ersten Mal nicht zufrieden ist.

Dieses Diagramm zeigt den einfachsten Weg, den eine Aufgabe nehmen kann. Falls erforderlich, können Sie Personen, Verantwortliche, Meilensteine und Unteraufgaben hinzufügen. Es spricht auch nichts dagegen, Vorlagen für häufige Aufgaben zu erstellen (Einkäufe tätigen, einen Bericht versenden), so dass die Erstellung für den Verwalter so wenig Zeit wie möglich in Anspruch nimmt.

Es wird empfohlen, mit dem Einfachen zu beginnen und zum Komplexen überzugehen. Ein einfaches Schema hilft Führungskräften und Mitarbeitern, die Effektivität der CMW Platform-Lösungen zu erkennen, indem sie sie anhand einiger einfacher Aufgaben "testen". Sie kann dann skaliert werden, um für alle Arten von Aufgaben effizienter zu sein.