Wie bauen Sie einen Projektlebenszyklus auf?

Ein Projekt im weitesten Sinne des Wortes ist die Verwirklichung einer Idee. Der Bau eines Hauses, die Eröffnung einer neuen Verkaufsstelle, die Entwicklung einer Software, der Abschluss eines Vertrags – all dies sind Projekte, und jedes von ihnen hat einen Lebenszyklus. 

Der Lebenszyklus eines Projekts besteht aus einer Reihe aufeinander folgender Phasen von der Einleitung (Konzeption) bis zum Abschluss. Obwohl der Bau eines Hauses äußerlich wenig Ähnlichkeit mit dem Abschluss eines Vertrages hat, durchlaufen beide Prozesse auf ihrem Weg von Anfang bis Ende die gleichen Phasen. Dies gilt in erster Linie für das Projektmanagement: Welche innovative Idee wir auch immer haben, ihre Umsetzung kann nach denselben Regeln und mit denselben Schritten erfolgen wie die Durchführung anderer Projekte.

Dies ist der große Vorteil des Projektmanagements. Da die meisten Projekte nach dem gleichen Schema ablaufen, spart dies viel Zeit und Mühe bei der Projektverwaltung. 

Die wichtigsten Phasen des Projektlebenszyklus

Dies sind die folgenden Stufen:

1. Einführung.
2. Planung.
3. Umsetzung (Ausführung).
4. Monitoring und Prüfung.
5. Vollendung.

Die allgemeine Logik ist, dass die meisten Ressourcen in der dritten Phase (Ausführung) verbraucht werden. Zu Beginn und am Ende des Zyklus ist der Verbrauch relativ gering.

Je näher wir dem Beginn des Zyklus kommen, desto einfacher ist es, Änderungen vorzunehmen. Je weiter wir kommen, desto schwieriger wird es

Wie gut wir die ersten beiden Phasen bewältigen, wird darüber entscheiden, wie viele Ressourcen am Ende verwendet werden und wie erfolgreich das Ergebnis sein wird.

Gehen wir kurz auf die einzelnen Phasen ein. 

Einleitung

In dieser Phase wird die Idee vorgebracht und begründet, und es wird untersucht, wie durchführbar sie ist, welche und wie viele Ressourcen benötigt werden.

So wird beispielsweise vor dem Bau eines Hauses eine Vermessung der Topografie und des Bodens vorgenommen, um festzustellen, ob das Grundstück bebaubar ist; eine rechtliche Vermessung wird durchgeführt, um festzustellen, wem das Grundstück gehört. Gleichzeitig wird errechnet, wie viel Zeit, Geld und Arbeitskräfte benötigt werden, um das Haus im geplanten Zeitrahmen zu bauen.

Es ist bemerkenswert, dass in dieser Phase noch kein Anfang gemacht wurde. Wenn sich herausstellt, dass die Kosten zu hoch sind oder der Boden für den Bau nicht geeignet ist, wird das Projekt in der Anfangsphase gestrichen. Das ist viel besser, als das Projekt zu beginnen und dann auf unüberwindbare Probleme zu stoßen. Aus diesem Grund sollte die Einführungsphase nicht zu schnell angegangen werden.

Die Planung 

Der grundlegende Unterschied zur Einführung besteht darin, dass der Anfang bereits gemacht wurde. Jetzt ist es an der Zeit, Start- und Endtermine festzulegen, Projektunterlagen zu erstellen, Verantwortliche zu benennen und einen Arbeitsplan zu erstellen. 

Die Planung ist abgeschlossen, wenn der Plan erstellt ist und jedem Durchführenden eine konkrete, eindeutige Aufgabe, eine Frist und die erforderlichen Ressourcen zugewiesen wurden.

Durchführung, Prüfung und Monitoring

Diese Phasen werden kombiniert, da sie gleichzeitig stattfinden.

In der Praxis ist der einfachste Schritt die Umsetzung. Der Plan ist fertig, Ressourcen und Auftragnehmer sind vorhanden. Wir müssen nur sicherstellen, dass unser Haus gemäß dem Zeitplan und den Kostenvoranschlägen gebaut wird. Der Schwerpunkt liegt auf der Kontrolle. 

In der Praxis ist das nicht so einfach, da der ursprüngliche Plan während der Ausführung fast immer Änderungen unterworfen ist. Ein Beispiel: Wir haben beschlossen, das Haus mit den Materialien A, B und C zu bauen, aber während des Baus wurde das Material B sehr teuer, und C erwies sich als von schlechter Qualität. Am Ende wurde das Haus mit den Materialien A, D und E gebaut. Oder wir begannen mit der Gestaltung des Grundstücks nach einem genehmigten Plan, aber der Kunde griff in den Prozess ein, brachte neue Anforderungen ein, und der Plan musste geändert werden.

Solche Anpassungen sollten mit Gelassenheit hingenommen werden; sie sind fast unvermeidlich. Zu Beginn des Lebenszyklus (in den ersten beiden Phasen) lohnt es sich jedoch, dies zu bedenken und Änderungen im Plan vorzusehen, damit dieser ausreichend flexibel ist.

Fertigstellung:

In der letzten Phase geht es nicht nur darum, den Erfolg zu feiern. Das Ergebnis muss übergeben werden: das Haus an den Zulassungsausschuss, die neue Filiale an den ernannten Geschäftsführer, die Website an den Kunden. Die Übergabe umfasst die Beseitigung von Mängeln, die Bereitstellung aller Zugänge und Eigentum Dokumente. Die für das Projekt relevanten Dokumente müssen gesammelt und dem Archiv zur langfristigen Aufbewahrung übergeben werden.

Am Ende des Lebenszyklus analysieren sie die geleistete Arbeit, die Erfolge und Misserfolge, um Schlussfolgerungen für die Zukunft zu ziehen.

Welchen Zweck erfüllt die Automatisierung des Produktlebenszyklus Managements?

Der Projektansatz geht davon aus, dass jedes Projekt bestimmte Phasen in seinem Lebenszyklus durchläuft. Und das passt gut zur Idee eines Geschäftsprozesses.

Die Automatisierung des Lebenszyklus Managements mit BPM-Systemen bietet eine Reihe von Vorteilen.

1. Die Formalisierung. Sie können ein komplettes Projekt Ablaufdiagramm von Anfang bis Ende erstellen, in dem alle Schritte und die verantwortlichen Personen aufgeführt sind.
2. Die Vereinheitlichung. Ein etablierter Geschäftsprozess wird zu einem Weg, dem Dutzende oder Hunderte von spezifischen Projekten folgen. Auch wenn jedes dieser Systeme sicherlich seine eigenen Merkmale hat, so wird doch ein einheitliches Schema dazu beitragen, dass Routine- und Wiederholung Vorgängen nicht zu viel Aufmerksamkeit geschenkt wird.
3. Der automatische Stufenwechsel. Wenn ein Unternehmensprozess erstellt wird, werden die Bedingungen für den Übergang zwischen den Phasen festgelegt. Sobald alle Bedingungen erfüllt sind, findet der Übergang statt: Neue Mitarbeiter werden eingestellt und erhalten sofort ihre Aufgaben. Dadurch wird der Prozess erheblich beschleunigt.
4. Die Bequeme Überwachung. Mit dem BPM-System können Sie sehen, in welchem Stadium sich jedes Projekt befindet (oft laufen mehrere gleichzeitig). Es ist möglich, zu beobachten, wo Probleme am häufigsten auftreten und deren Ursachen zu finden. Das System hilft auch bei der Kontrolle von Ressourcen Bilanzen, was besonders wichtig ist, wenn ähnliche Projekte zur gleichen Zeit laufen und ähnliche Ressourcen verbrauchen. So können Sie “proaktiv” handeln und Verzögerungen vermeiden.

Testen Sie eine Low-Code-BPM-Lösung auf Basis der CMW Platform. Diese Lösung kann zunächst für die Automatisierung eines einzelnen Prozesses verwendet werden, wofür 1 Wirtschaftsanalytiker und ein paar Stunden Zeit benötigt werden, und kann dann erweitert werden.