Wie man ein KPI-System in einem Unternehmen einführt

Wie man ein KPI-System in einem Unternehmen einführt

Ein KPI-System ist ein System zur Verwaltung der Mitarbeiterperformance in einem Unternehmen. Unternehmensleiter werden sich heute immer mehr der Tatsache bewusst, dass die richtige Motivation für ihre Mitarbeiter viel bewirken kann. Je weiter sich die Denkweise jedes einzelnen Mitarbeiters des Deutschen Prinzip “Ich werde dafür bezahlt, dass ich bis 16:45 Uhr am Schreibtisch sitze” entfernt, desto mehr profitiert das Unternehmen. Bevor man sich an die Implementierung von KPI macht, ist es sinnvoll, die Grundlagen zu verstehen, den Zweck und die Strategie des KPI-Systems zu definieren und eine Softwarelösung zur Automatisierung des Systems auszuwählen. Schauen wir uns jede der oben genannten Phasen der Implementierung eines KPI-Systems in einem Unternehmen genauer an.

Was sind KPI?

Ein KPI (Key Performance Indicator) ist ein quantifizierbares Maß für die Wirksamkeit der Erreichung bestimmter Ziele oder Resultate. Zur Verdeutlichung sind hier die Arten von KPIs aufgeführt, die üblicherweise im Geschäftsprozessmanagement (BPM) verwendet werden:

1. Produktivitäts-KPI – beschreibt das Verhältnis von erzielten Ergebnissen zu aufgewendeter Zeit (z. B. Anzahl der Verkäufe pro Monat);
2. Effizienz-KPI – beschreibt das Verhältnis zwischen dem erzielten Ergebnis und den Kosten der Ressourcen (z. B. ROI, Zielkosten pro Verkauf);
3. KPI des Funktionsumfangs – ermöglicht die Bewertung der Übereinstimmung des ausgeführten Geschäftsprozesses mit dem für seine Ausführung erforderlichen Arbeits Algorithmus (z. B. Vollständigkeit der angegebenen Anforderungen).

Da die KPIs einen Einblick in die Ergebnisse und Kosten bieten, werden sie als Elemente für die Planung, die Überwachung der Leistung gegenüber den Plänen und die Motivation der Mitarbeiter verwendet. Bei der Einführung eines KPI-Systems werden die Soll- und Ist-Werte der ausgewählten Indikatoren aufgezeichnet, so dass dem Manager klar wird, was und wie er seine Mitarbeiter motivieren kann. Und diese wiederum wissen, unter welchen Bedingungen und mit welchen Ergebnissen sie rechnen können. 

Etappen und Einführung eines KPI-Systems in ein Unternehmen 

Ziele und Entwicklung einer Strategie

Ein KPI-System beinhaltet die Integration der globalen Ziele des Unternehmens und der persönlichen Ziele der einzelnen Mitarbeiter. Seine Umsetzung trägt dazu bei, mehrere Ziele zu erreichen:

• Steigerung der Mitarbeiter-Motivation und der Leistungsindikatoren.
• Erstellen Sie ein klares System von kurz- und langfristigen Unternehmenszielen, um diese kontinuierlich zu erreichen.

Es ist empfehlenswert, zunächst die Ziele des Unternehmens in einer übersichtlichen Reihenfolge festzulegen und sie dann in nahe und ferne Ziele zu unterteilen. Diesem Punkt sollte die größte Aufmerksamkeit gewidmet werden, da sonst alles andere keinen Sinn ergibt. Viel Geld auszugeben und die Anstrengungen der Mitarbeiter auf nicht vorrangige Ziele zu lenken, ist eine sehr erfolglose Strategie, die nur negative Ergebnisse bringen wird.

Der Aufbau einer Zielstruktur ist keine Aufgabe, die von einer Person an einem Tag erledigt werden kann. Je mehr Informationen gesammelt und verarbeitet werden, je mehr Mitarbeiter und Abteilungsleiter sich zu einem solchen Thema äußern können, desto wahrscheinlicher ist es, dass die Liste der Ziele mit den internen Fähigkeiten und Bedürfnissen des Unternehmens übereinstimmt.

Schulung des Personals

Man kann nicht behaupten, dass ein KPI-System einfach und unbemerkt von den Mitarbeitern in den Betrieb eines Unternehmens eingeführt werden kann. Das KPI-System lässt sich leicht und für die Mitarbeiter unbemerkt in den Betrieb eines Unternehmens integrieren.

Die häufigsten Management-Fehler in dieser Phase sind: 

• Es wird den Mitarbeitern nicht ausreichend erklärt, warum ein solches System erforderlich ist. Wenn es “auf Geheiß der Unternehmensleitung” eingeführt wird und die Meinung der Mitarbeiter nicht berücksichtigt wird, ist dies das schlechteste Beispiel für die Motivation bei dem Versuch, ein solches Anreizsystem einzuführen.
• Reale Lohneinbußen.

Das Anreizsystem geht davon aus, dass mindestens 25 % des Einkommens eines Arbeitnehmers für seine Leistung gezahlt werden. Wenn KPIs eingeführt werden, sollte die Leistung steigen. Die kompetente Nutzung von KPIs bedeutet für das Unternehmen zusätzliche Kosten für Motivationsprämien.

Wenn ein Manager den Weg der Sparsamkeit wählt, wird ein Mitarbeiter, der früher, sagen wir, einen Satz von 10.000 erhielt, nach der Umstellung auf KPI einen Satz von 7.500 erhalten, und um seine üblichen 10.000 zu erhalten, muss er Höchstleistungen erbringen.

Beispiel für einen von CMW Platform erstellten Bericht über die Schlüsselindikatoren eines Mitarbeiters 

Es ist besser, dies nicht zu tun; es ist ein großer Schlag für die Motivation und kann den Mitarbeiter sogar dazu ermutigen, sich einen neuen Arbeitsplatz zu suchen.

Vor der Einführung von KPIs ist es sehr empfehlenswert, die Mitarbeiter auf diese vorzubereiten, am besten schrittweise. Wenn die Mitarbeiter noch nicht vorbereitet sind, ist es eine gute Idee, die Einführung dieses Systems zu verschieben, denn es wird nur dann gute Ergebnisse bringen, wenn die Mitarbeiter für die Veränderungen empfänglich sind und verstehen, warum sie notwendig sind.

CMW Platform hat ein Beispiel für die Einführung eines KPI-Systems in einem inländischen Unternehmen, bei dem die negative Einstellung der Mitarbeiter schnell beseitigt werden konnte.

Laut dem Geschäftsführer der Restaurantkette Tschaikhona Nr. 1 hat der Einsatz der CMW Plattform zur Automatisierung des KPI-Systems der Restaurantkette in kurzer Zeit beachtliche Ergebnisse erzielt, was die Effektivität sowohl der KPI-Strategie selbst als auch der auf der CMW Platform basierenden IT-Lösung belegt.

Geeignete KPIs auswählen

Auf der technischen Ebene läuft das KPI-System darauf hinaus, die Leistungen jedes einzelnen Mitarbeiters, der einzelnen Teams und des gesamten Unternehmens zu überprüfen und zu erfassen und anhand dieser Daten die Vergütung der Mitarbeiter zu berechnen und die Notwendigkeit einer Umstrukturierung und/oder Aktualisierung der Unternehmensplanung zu beurteilen. 

Es ist sehr wichtig, dass es gute Formeln gibt, die idealerweise von jedem Arbeitnehmer im Voraus auf der Grundlage dieser Formeln akzeptiert werden. Die Indikatoren sollten nicht verwischt werden, und es sollte nicht der Fall sein, dass die Vergütung eines Spezialisten von Indikatoren beeinflusst wird, auf die er nur wenig Einfluss hat. Die Auswahl geeigneter, leicht zu messender und ausgewogener KPIs ist einer der Schlüssel zum Erfolg der Implementierung eines KPI-Systems. Während Online-Vorlagen für eine KPI-Matrix bei der Auswahl persönlicher KPIs für Mitarbeiter hilfreich sein können, sollte die Auswahl von gruppen- und unternehmensweiten KPIs der zuständigen Mitarbeitergruppe oder einem externen Berater überlassen werden.

Wenn ein KPI-System richtig umgesetzt wird, steigen die Kennzahlen der Mitarbeiter, weil jeder einen klaren Zusammenhang zwischen ihnen und seinem Einkommen sieht.

Automatisierung des KPI-Systems

Wenn alle oben genannten Fragen geklärt sind, ist es an der Zeit, ein gut durchdachtes KPI-System mithilfe einer geeigneten Softwarelösung zu automatisieren:

• Vereinfachen Sie den Prozess der Planung von Aktivitäten und der Auswahl von KPIs, um die wichtigsten Unternehmensziele zu erreichen.
• Sammeln Sie die tatsächlichen Leistungsdaten aus dem verwendeten CRM-System.
• Zusammenführung von Daten über geplante und tatsächliche Indikatoren in einer gemeinsamen Datenbank zur weiteren Verarbeitung.
• Berechnen Sie die Mitarbeitervergütung.
• Erstellung von Berichten über die Leistung einzelner Mitarbeiter und Abteilungen.

Wie wählt man eine Softwarelösung für die KPI-Implementierung aus?

Viele Unternehmen würden gerne ein automatisiertes KPI-System verwenden, aber es gibt Faktoren, die dies nicht ermöglichen:

• Die Zeit reicht nicht aus, um Statistiken zu erstellen und KPIs zu berechnen.
• Sie wollen nicht zu viel Geld für den Kauf und die Wartung eines Automatisierungsprogramms für das KPI-System ausgeben.
• Das Personal ist nicht gewillt, Zeit mit dem Erlernen neuer Programme zu verbringen.
• Keine Lust, eine IT-Abteilung aufzubauen oder eine bestehende zu erweitern. 

All dies erschwert die Einführung von KPI-Systemen. Es ist jedoch möglich, einen Ausweg aus dieser Situation zu finden, indem man moderne, auf Low-Code-Prinzipien basierende Systeme einsetzt. Die Besonderheit solcher Systeme ist die Möglichkeit der schnellen Inbetriebnahme und der weiteren Anpassung des Systems an die geschäftlichen Anforderungen, hauptsächlich durch Geschäftsleute ohne Programmierkenntnisse.

Was sind die Vorteile von Low-Code Systemen?

• Schnelle Anpassung an sich ändernde Geschäftsanforderungen, ohne dass IT-Spezialisten benötigt werden
• Minimale Wartungskosten
• Keine besondere Ausbildung erforderlich
• Einfache Handhabung und Verständlichkeit für Mitarbeiter
• Zugänglich von mobilen Geräten

CMW Platform ist einer der Pioniere und Führer auf dem Markt der Low-Code-Plattformen für die Automatisierung von KPI-Systemen und die Entwicklung von Geschäftsanwendungen für beliebige andere Geschäftsaufgaben.