Effektives Zeitmanagement

In einer Anzeige von Apple Inc. wird Managerin Karen zu einem Tag voller Meetings von Siri begrüßt: „Und wieder ein arbeitsreicher Tag heute, Karen!” sind die Worte des virtuellen Assistenten auf der Rückseite des Time Magazine vom 16. April 2012.

Es ist bezeichnend, dass Siri den Tag als „arbeitsreich” und nicht als „produktiv” ankündigt. Denn wenn wir den Tag von Karen genauer betrachten, sehen wir, dass er mit beinahe nutzlosen Meetings angefüllt ist: ein Statusmeeting, eine Projekteinweisung, ein Telefonmeeting mit der Entwicklungsabteilung (im Grunde genommen eine weitere Einweisung) und ein Update. Vom Morgen bis zum Abend ein Statusmeeting nach dem anderen und dazwischen nur ein Essen mit Emily, um über irgendetwas anderes zu sprechen, als wie die Dinge bei diesem oder jenem Projekt stehen.

“…ein Online-Tool, teils Dropbox, teils Posteingang, teils Chatraum, teils Bibliothek und teils System für Projektmanagment.”

In dieser beschriebenen Situation befindet sich nicht nur die fiktive Karen. Viele Menschen kämpfen täglich um ein effektives Zeitmanagement. In der Tat ist ein mit Meetings gefüllter Kalender so allgemein verbreitet, dass die Macher der Apple-Werbung dieses Szenario als neutralen Hintergrund benutzen, um die Aufmerksamkeit der Leser auf Siri zu lenken.

So lebte auch ich, zeitweise doppelt oder dreifach gebucht, im Konferenzraum wie im Goldfischglas und zwischen den stundenweisen Meetings mal eine Diät-Limo. Kaum Einblick in die Arbeit anderer und ebenso kaum Fortschritte bei der eigenen Arbeit, die ich meinte immer noch nach den über den Tag verteilten Meetings erledigen zu müssen.

Heute ist mein Kalender größtenteils leer. Ausnahmen bilden besondere Diskussionen, wenn ich mit anderen Profis Ideen persönlich besprechen muss und an einem gemeinsamen Ziel arbeite.

Wenn ich irgendwelche Statusinformationen benötige oder die geschäftlichen Erfordernisse eines Entwicklungsvorhabens prüfe, eine Einweisung oder ein Update benötige, dann konsultiere ich ein Online-Tool, das zum Teil ein Briefkasten, zum Teil ein Posteingang, zum Teil ein Chatroom, zum Teil Bibliothek und zum Teil Projetverwalter ist: Comindware Tracker. Damit sehe ich den Verlauf einer Aufgabe oder eines Prozesselements, prüfe einen automatisierten Arbeitsablauf, um die zugrunde liegenden Prozesse meines Teams zu verstehen, lese die aktuellste Version eines Dokuments, kann jedes Hintergrundmaterial einsehen, Diskussionen zu einem Thema finden und vor allem kann ich Prioritäten setzen für alles, was ich finde. So praktiziere ich Zeitmanagement von meinem Computer, von meinem Mobilgerät, praktisch von überall.

Wenn ich angerufen werde, um über einen Vorgang zu berichten, weiß ich, was los ist, egal ob meine dafür zuständigen Mitarbeiter in Urlaub sind oder in einem Meeting feststecken. Und wenn ich eine Entscheidung über Ressourcen oder über eine Strategie treffen muss, habe ich die nötigen Informationen dafür oder ich weiß zumindest, welche Fragen als nächste zu stellen sind.

“Ich schreibe. Ich denke. Ich entscheide.”

Und wissen Sie, was noch? Ich verwalte meine Zeit effektiv…

[ad#wistia-how-to-track-meeting-tasks]

Während meines Arbeitstages schreibe ich. Großartig, wunderbar, unglaublich: Ich schreibe. Ich denke nach. Ich wäge ab. Ich habe lebendige Gespräche mit intelligenten Leuten über auftragskritische Themen, die nicht notwendigerweise ihren Weg auf die Agenda eines Kurzberichts finden. Und nebenbei bemerkt, wirklich kurz sind solche “Kurzberichte” nie.

Ich arbeite bei Comindware und Comindware Tracker ist eines der Produkte, über die ich schreibe. Aber alles das ist noch viel persönlicher für mich. Kennen Sie das Gefühl, wenn Sie über verschiedene Zeitzonen von Ost nach West reisen und praktisch fast zur selben Zeit wieder zu Hause ankommen, zu der sie gestartet sind? Das Gefühl, plötzlich einen ganzen Tag geschenkt zu erhalten und für einen guten Zweck nutzen zu können? Comindware Tracker ist genau so. Das Tool entlastete meinen Kalender und gab mir meine Tage zurück…

Sie sollten es auch versuchen.

[ad#sales-info] [ad#author-kami]