Effektive Zusammenarbeit in mehreren Projekten
Bevor Sie mit einem Projekt starten, sollten Sie zunächst die Team-Mitglieder identifiziert haben, die in jedem Team teilnehmen werden, basierend auf deren Fähigkeiten und Verfügbarkeit. Halten Sie ein erstes Meeting ab, um die relevante Richtung zu besprechen, mit Bezug auf die persönlichen Ziele und die Ziele des Teams. Sollten Sie bereits den besten Weg kennen, um loszulegen, dann können Sie schon Aufgaben verteilen.Beachten Sie jedoch, dass es als abfordernd aufgefasst werden kann, wenn man lediglich Aufgaben verteilt, was zu einem weniger engagierten Team führen kann. Um die Moral zu stärken und das Projekt effektiv zu leiten, können Sie während des Meetings zwei Dinge tun:
- Präsentieren Sie, wie Sie sich die Vervollständigung des Projekts vorstellen
- Bieten Sie Raum für Feedback der Team-Mitglieder, besonders unter Bezug auf die jeweiligen spezifischen Ansichten, wie etwa dem Design-Standpunkt oder dem Entwickler-Standpunkt
Nach der Planungsphase sollten Sie Zeit für regelmäßige Treffen mit den Teams einräumen, um in Kontakt zu bleiben. Dies hilft allen dabei, die persönlichen Beiträge zum gemeinsamen Ziel zu visualisieren. Ein Meeting ist auch hervorragend, um Gespräche zu führen, damit die Team-Mitglieder ein besseres Bild davon bekommen, wie die einzelnen Bereiche des Projekts einander beeinflussen – das Design-Team ist zum Beispiel in engem Austausch mit den Endverbrauchern, während die Entwickler eng mit dem Design-Team zusammenarbeiten, um die Endnutzer-Erfahrung zu optimieren.
Sie sollten beachten, dass Sie bei der Leitung mehrerer Projekte zur gleichen Zeit durch effektive Zusammenarbeit nicht nur die eigene Agenda erfüllen, sondern auch eine große Hilfe für Ihr Team sind.
Eindeutige Plan-Formulierung für jedes Projekt
“Wenn Sie nicht planen, dann planen Sie, zu scheitern“, lautet ein altes Sprichwort. Ein weiterer wichtiger Punkt auf der Agenda für das erste Meeting – und selbstredend auch für die darauffolgenden Treffen – ist es, einen Handlungsplan für jedes Team-Mitglied zu entwerfen. „Der Teufel steckt im Detail“ ist nicht umsonst ein beliebter Satz. Bitten Sie jedes Team-Mitglied, eine Aufgaben-Analyse ihrer Aufgaben durchzuführen. Dies bedeutet, die Aufgaben sollten in Phasen unterteilt werden und jede Phase mit Mini-Aufgaben oder Meilensteinen versehen werden, die dabei helfen, immer näher an das große Ziel zu kommen.Danach sollten Sie Projekt-Leiter ernennen und sie mit Entscheidungsmöglichkeiten ausstatten, um dabei zu helfen, Teams und Projekte zu leiten.
Nachdem Sie einen endgültigen Plan formuliert haben, folgt als nächster Schritt die Durchführung. Die kommenden Schritte sind elementar, um Ihre Pläne effektiv auszuführen:
- Ressourcenverwaltung
- Feste Fristen
- Zentrale Dokumentenverwaltung
Wenn man gleichzeitig mehrere Projekte leitet, ist es wichtig, für jedes einzelne einen klaren Plan zu haben. Ohne einen solchen können die einzelnen Projekte zu einem großen verschmelzen und Sie stehen vor einem riesigen Durcheinander ohne Struktur.
Sinngerechte Zuteilung von Ressourcen beim Leiten mehrerer Projekte
In allen Lebenslagen, aber besonders im Bereich des Projektmanagements, ist es essentiell, die relevanten Aspekte klar zu definieren und auf den Kern zu reduzieren. Die Aufstellung Ihrer Ressourcen zu planen ist genauso wichtig wie die Kontrolle zur Verteilung jeder Ressource. Ihre Ressourcen sind Ihre Mitarbeiter, die benötigten Werkzeuge, die sie brauchen, um die auferlegten Aufgaben zur besten Zufriedenheit zu erfüllen, das Budget, die Pflege der Werkzeuge auf höchstem Niveau und, um das nicht zu vergessen, die Zeit – was uns zum nächsten Punkt bringt.An festen Fristen festhalten
Fristen erzeugen oftmals Sorgen bei den Menschen. Allein der Name stellt Ängste dar. Fristen aber festzulegen und sie zu beherzigen ist genau die Idee, wie Sie die Leistung Ihrer Teams effektiv leiten. Um dies zu erledigen, sollten Sie einen Task Tracker installieren, bei dem jedes Mitglied die jeweiligen Aufgaben-Analysen einfügen kann, zusätzlich zum anvisiertem Datum der Fertigstellung, was logischerweise darauf hinweisen kann, ob eine Aufgabe aktuell im Rahmen des Zeitmanagements liegt, überfällig oder bereits abgeschlossen ist.Dies hilft Ihnen dabei, einen guten Überblick zu erhalten, sowie detaillierte Ansicht darüber, was passiert ist, was aktuell passiert und was für jedes Projekt passieren sollte, das Sie leiten. Dies ist besonders wichtig wenn Sie mehrere Projekte leiten, sodass Sie frühzeitig erkennen, wenn Fristen nicht einzuhalten sind, um dann alle Projekte anzupassen und nicht nur ein einziges.
Zentrale Dokumentenverwaltung für alle Projekte
Unabhängig davon, ob es Projektpläne sind, Mittelverwendungsberichte oder die verwendeten Tracker, um die Prozesse von allen im Blick zu behalten, die Verwaltung mehrerer Dokumente in einem einzelnen Hub ist elementar um sicherzugehen, dass wichtige Dokumente nicht aufgrund von Nachlässigkeiten verloren gehen. Es gibt eine Anzahl an Softwares zur Dokumentenverwaltung auf dem Markt; einige sind kostenlos, einige reißen ein nettes Sümmchen in Ihr Budget. Die meisten dieser Softwares können sowohl mobil als auch auf Desktop-Plattformen genutzt werden. Das Comindware Project zum Bespiel unterstützt die Dokumentenverwaltung, hat zudem noch weitere Funktionen, die verschiedene Bereiche des Projektmanagements optimieren, und stellt sicher, dass wichtige Dokumente immer auf der Plattform bleiben, auf der die Arbeit auch tatsächlich ausgeführt wird.Schlusswort
Effektives Verständnis darüber, wie man „mehrere Projekte gleichzeitig leitet“ beinhaltet die Formulierung eines konkreten Handlungsplans für jedes Projekt sowie ein kontinuierliches Tracken des Fortschrittes. Besonnenheit bei dem Ressourcen-Management, der Aufgaben-Verteilung, Durchführung der Fristen sowie der administrative Dokumentenverwaltung sind Schritte auf dem Weg zur nahtlosen Ausführung eines jeden Plans. Auf diese Art müssen sich Projektmanager nicht gestresst fühlen, wenn sie mehrere Projekte zur selben Zeit handhaben. [ad#project-try] [ad#author-mrivera]