Das Akzeptieren von Veränderungen ist nicht immer leicht, vor allem wenn es um die Gewohnheiten und Umgebung anderer Leute geht. Darum kann es kulturell und organisatorisch eine echte Herausforderung bedeuten, wenn Teams künftig mit einem zentralisierten Task Management arbeiten oder die dafür erforderliche Plattform ausgetauscht werden soll. Dieser Artikel gibt einen kurzen Überblick zu bewährten Methoden für die Vorbereitung solcher Veränderungen und die Unterstützung des Teams beim Wechsel zu Comindware.
Ziele verstehen
Es ist wichtig, die Gründe für den Einsatz von Comindware Tracker zu verstehen. Da Sie diesen Artikel lesen, ist Ihnen vermutlich schon bewusst, welche Probleme Sie lösen müssen. Zum Beispiel diese:
- Das jetzige Task Management arbeitet auf der vorhandenen Plattform nicht effizient genug.
- Die verschiedenen Abteilungen verwenden mehrere spezialisierte Tracking Tools, die untereinander keine Verbindung haben.
- Die Verwaltung und Steuerung laufender Aufgaben ist nicht optimal.
Derartige Probleme sind häufig ganz offensichtlich, aber das Team wird sicherlich noch weitere vorbringen. Daher müssen Sie das Team (oder die Teamleiter) unbedingt für ein Brainstorming bezüglich der Ziele zusammenbringen. So können Sie die Anforderungen besser verstehen und geben dem Team das Gefühl, an dem Prozess beteiligt zu werden. Falls Sie sich nicht sicher sind, wie Comindware Sie bei der Zielerreichung unterstützen kann, kontaktieren Sie das Comindware Supportteam. Es ist gut möglich, dass Ihnen dort sofort geholfen werden kann.
Beteiligen Sie das Team an der Auswahl
Sicher möchten Sie alle Comindware-Produkte testen, um das für Sie am besten geeignete herauszufinden. Beteiligen Sie daran unbedingt die entsprechenden Teammitglieder. Mit einer voll funktionsfähigen Testversion können sich während einer 30-tägigen Testperiode alle von der Leistungsfähigkeit von Comindware Tracker überzeugen. Wenn Sie als Gruppe zusammenarbeiten und für Ihr Unternehmen die besten Einstellungen und Prozesse ausarbeiten, wird die interne Einführung mit Sicherheit sehr viel erfolgreicher.
Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Einrichtung
Die Einrichtung von Comindware-Produkten ist sehr einfach. Gestalten Sie jedoch einen ungeeigneten Prozess oder aber denselben Workflow, der schon bisher für Probleme sorgte, so sind auch hier die gleichen Probleme zu erwarten. Bedenken Sie den Grund für den Produktwechsel und beseitigen Sie Engpässe und allgemeine Schwachstellen der bisherigen Prozesse. Schon mit wenig Planung können Sie viel erreichen. Darum sollten Sie sich mit Ihrem Team die Zeit nehmen, um den optimalen Workflow erst zu Papier zu bringen und anschließend im Programm zu gestalten. Machen Sie einige Testläufe, bevor Sie die Ausführung starten. So gewährleisten Sie die einfache Bedienung des Systems und übersichtliche Vorgänge.
Bereiten Sie das Team vor
Der nächste Hinweis mag als selbstverständlich erscheinen, aber er kommt oft zu kurz: Bereiten Sie das Team ausführlich auf die neue Umgebung vor. Stellen Sie die Programmoberfläche vor, erklären Sie die entsprechenden Prozesse und heben Sie für die einzelnen Teammitglieder die jeweiligen Vorteile hervor. Hören Sie auf das Feedback! Möglicherweise müssen Sie etwas mehr Zeit aufwenden, um das Team von den Vorzügen dieser neuen Workflow-Plattform und Task Management völlig zu überzeugen.
Machen Sie viel Aufheben um die Sache
Wenn Sie mit gebührender Sorgfalt vorgegangen sind, geeignete Workflows gestaltet haben sowie das Team über den Nutzen informiert und für die Bedienung des Produkts geschult haben, ist der Weg zur Hälfte geschafft. Jetzt geht es darum, dass alle das neue Programm verwenden und es zum Standard wird. Hier müssen Sie hartnäckig sein.
Menschen ändern ihre Gewohnheiten nicht über Nacht, darum wird das Team einige Zeit brauchen, um die neue Umgebung zu „verinnerlichen”. Wenn es seine Aufgaben mit Comindware verwalten soll, reden Sie darüber. Fordern Sie die Teammitglieder dazu auf, in Comindware Aufgabendetails auszutauschen. Sie und die anderen Führungskräfte sollten die Team nur noch mit Hilfe von Comindware organisieren.
- Wenn Sie in Comindware ein IT-Helpdesk-System eingerichtet haben, akzeptieren Sie nur Anfragen, die über dieses System eingereicht werden.
- Wenn Sie als Softwareunternehmen Bug Tracking Software brauchen, richten Sie es mit Comindware ein und bestehen Sie darauf, dass alle Problemberichte ausnahmslos auf diesem Weg erfolgen.
- Wenn Sie ein HR-System eingerichtet haben, verlangen Sie ausschließlich Daten und Dashboards aus den Comindware-Werkzeugen für die Berichterstellung.
Und sorgen Sie dafür, dass zentrale Teammitglieder und andere Führungspersonen ebenfalls so handeln. Sie müssen zum Verfechter dieser Lösung werden, damit das Team die Vorteile auch wirklich erkennt und nutzen will. Schon nach kurzer Zeit werden sich die Kollegen eine Arbeit ohne die Effizienz von Comindware nicht mehr vorstellen können.
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