{"id":897,"date":"2014-01-30T07:51:38","date_gmt":"2014-01-30T07:51:38","guid":{"rendered":"https:\/\/www.cmwlab.com\/de\/blog\/?p=897"},"modified":"2023-02-15T09:17:14","modified_gmt":"2023-02-15T09:17:14","slug":"travel-expense-reports","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.cmwlab.com\/de\/blog\/travel-expense-reports\/","title":{"rendered":"Reiseantr\u00e4ge und Spesenabrechnungen"},"content":{"rendered":"<p align=\"justify\">Neulich gab es eine Fernsehsendung \u00fcber einen Vertreter, der vor vielen Jahren durch das Land reiste und an der Haust\u00fcr Staubsauger verkaufte. Um von seinem Produkt zu \u00fcberzeugen, bot er an Ort und Stelle eine Vorf\u00fchrung an. Die Sendung war wirklich nett gemacht \u2013 50er Jahre, sch\u00f6ne Autos, unber\u00fchrte Landschaften und nostalgische Pin-ups. Aber ich bin kein Fernsehkritiker, sondern Wirtschaftsanalytikerin und somit wurde der Film zu einer Informationsquelle.<\/p>\r\n<p><!--more--><\/p>\r\n<p align=\"center\">\r\n<a href=\"https:\/\/www.cmwlab.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2014\/01\/software-for-tracking.jpg\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" data-id=\"1985\"  src=\"https:\/\/www.cmwlab.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2014\/01\/software-for-tracking.jpg\" alt=\"software for tracking\" title=\"software for tracking\" width=\"500\" height=\"334\" class=\"aligncenter size-full wp-image-1985\" \/><\/a>\r\n<\/p>\r\n[ad#tracker-try]\r\n<p align=\"justify\">Mein erster Gedanke war: Wie viele Vertreter arbeiteten wohl f\u00fcr diese Staubsaugerfirma und wie wurden ihre Reisekosten und Spesen abgerechnet? Selbst wenn nur 30 Verk\u00e4ufer st\u00e4ndig unterwegs waren, sammelte sich ein Papierberg an \u2013 zum Beispiel all die Quittungen f\u00fcr \u00dcbernachtungen, Restaurantbesuche, Benzin, Autoreparaturen usw.\u00a0 Wie konnte ein Unternehmen dieser Mengen Herr werden? Im 21. Jahrhundert verm\u00f6gen wir uns kaum vorzustellen, wie das wohl in den 50er Jahren bearbeitet wurde. Wahrscheinlich geh\u00f6rte das damals zu den Aufgaben des Verk\u00e4ufers, um das Unternehmen zu entlasten. Aber ich wei\u00df genau, wie wir damit in unserer heutigen, modernen Gesch\u00e4ftswelt umgehen.<\/p>\r\n\r\n<div id=\"ez-toc-container\" class=\"ez-toc-v2_0_28 counter-hierarchy counter-decimal ez-toc-grey\">\n<div class=\"ez-toc-title-container\">\n<p class=\"ez-toc-title\">Inhaltsverzeichnis<\/p>\n<span class=\"ez-toc-title-toggle\"><a href=\"#\" class=\"ez-toc-pull-right ez-toc-btn ez-toc-btn-xs ez-toc-btn-default ez-toc-toggle\" style=\"display: none;\"><label for=\"item\" aria-label=\"Table of Content\"><i class=\"ez-toc-glyphicon ez-toc-icon-toggle\"><\/i><\/label><input type=\"checkbox\" id=\"item\"><\/a><\/span><\/div>\n<nav><ul class=\"ez-toc-list ez-toc-list-level-1\"><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-1\" href=\"https:\/\/www.cmwlab.com\/de\/blog\/travel-expense-reports\/#Weniger_Papierkram\" title=\"Weniger Papierkram\">Weniger Papierkram<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-2\" href=\"https:\/\/www.cmwlab.com\/de\/blog\/travel-expense-reports\/#Tracking-Software_fur_Reisespesen\" title=\"Tracking-Software f\u00fcr Reisespesen\">Tracking-Software f\u00fcr Reisespesen<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-3\" href=\"https:\/\/www.cmwlab.com\/de\/blog\/travel-expense-reports\/#Comindware_Tracker_fur_die_Verfolgung_von_Reiseantragen\" title=\"Comindware Tracker f\u00fcr die Verfolgung von Reiseantr\u00e4gen\">Comindware Tracker f\u00fcr die Verfolgung von Reiseantr\u00e4gen<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-4\" href=\"https:\/\/www.cmwlab.com\/de\/blog\/travel-expense-reports\/#Mit_der_Verfolgung_von_Spesenabrechnungen_wird_alles_anders\" title=\"Mit der Verfolgung von Spesenabrechnungen wird alles anders\">Mit der Verfolgung von Spesenabrechnungen wird alles anders<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-5\" href=\"https:\/\/www.cmwlab.com\/de\/blog\/travel-expense-reports\/#Der_groste_Vorteil\" title=\"Der gr\u00f6\u00dfte Vorteil\">Der gr\u00f6\u00dfte Vorteil<\/a><\/li><\/ul><\/nav><\/div>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Weniger_Papierkram\"><\/span>Weniger Papierkram<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\r\n\r\n<p align=\"justify\">Als erstes wird die Zahl der Papierbelege minimiert, wenn eine Gesch\u00e4ftsreise ansteht oder eine Spesenabrechnung einzureichen ist. Papier geht h\u00e4ufig verloren, wird besch\u00e4digt oder durch nebenbei konsumierte Lebensmittel befleckt. Nat\u00fcrlich m\u00fcssen die Ausgaben nachgewiesen werden, aber das kann meistens auch in elektronischer Form erfolgen.<\/p>\r\n\r\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Tracking-Software_fur_Reisespesen\"><\/span>Tracking-Software f\u00fcr Reisespesen<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\r\n\r\n<p align=\"justify\">Zweitens kommt spezielle Software f\u00fcr die Verfolgung von Reiseantr\u00e4gen und Spesenabrechnungen zum Einsatz. Email-Anwendungen oder Tabellenkalkulationen sind hierf\u00fcr kaum geeignet. Emails gehen immer wieder verloren oder im Spam-Ordner unter. Und mit Tabellenbl\u00e4ttern k\u00f6nnen Sie weder kollaborieren noch \u00c4nderungen verfolgen \u2013 wer hat diese Zeile ge\u00e4ndert und warum? Solche Informationen sind in einem Tabellenblatt nicht ersichtlich, diese Funktionalit\u00e4t fehlt.<\/p>\r\n\r\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Comindware_Tracker_fur_die_Verfolgung_von_Reiseantragen\"><\/span>Comindware Tracker f\u00fcr die Verfolgung von Reiseantr\u00e4gen<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\r\n\r\n<p align=\"justify\">Und zu guter Letzt&#8230; nun, vielleicht ist das eher meine pers\u00f6nliche Meinung, aber aus gutem Grund: Verwenden Sie Comindware Tracker f\u00fcr das Tracking von Reiseantr\u00e4gen und Spesenabrechnungen. Mit Comindware Tracker k\u00f6nnen Sie nach der Installation binnen weniger Minuten alle Reiseantr\u00e4ge und Spesenabrechnungen verfolgen: Erstellen Sie den Arbeitsbereich \u201eFinanzen und Administration\u201c, indem Sie in der Registerkarte &#8216;Men\u00fc&#8217; auf &#8216;One-Click Setup&#8217; klicken und diese L\u00f6sung bereitstellen. In deren Hauptbenutzeroberfl\u00e4che finden Sie dann die Applikationen &#8216;Spesenabrechnungen&#8217; und &#8216;Reiseantr\u00e4ge&#8217;.<\/p>\r\n\r\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Mit_der_Verfolgung_von_Spesenabrechnungen_wird_alles_anders\"><\/span>Mit der Verfolgung von Spesenabrechnungen wird alles anders<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\r\n\r\n<p align=\"justify\">Ein weiteres Beispiel: F\u00fcr den Verk\u00e4ufer Hans Meier steht eine Gesch\u00e4ftsreise in die St\u00e4dte Hannover, Osnabr\u00fcck und L\u00fcneburg an. Er \u00f6ffnet Comindware Tracker und erstellt mit Hilfe der Schaltfl\u00e4che &#8216;Neu \u2013 Reiseantrag&#8217; das Objekt &#8216;Gesch\u00e4ftsreise Niedersachsen&#8217;. Es m\u00fcssen ein Auto gemietet und 3 Hotels gebucht werden, also f\u00fcllt er die entsprechenden Felder aus und gibt in der Registerkarte &#8216;Zweck\/Begr\u00fcndung&#8217; eine Beschreibung ein. Anschlie\u00dfend \u00fcbergibt er die Anforderung mit der Schaltfl\u00e4che &#8216;N\u00e4chster Schritt \u2013 Anforderung zur Genehmigung \u00fcbermitteln&#8217; an seinen Vorgesetzten, Torsten M\u00fcller. Herr M\u00fcller erh\u00e4lt eine Benachrichtigung in seinem Email-Posteingang und genehmigt die Anforderung einfach durch einen Mausklick auf die Schaltfl\u00e4che &#8216;N\u00e4chster Schritt \u2013 Genehmigen&#8217; im Objektformular (das anhand des Links in der Email sofort verf\u00fcgbar ist). Nat\u00fcrlich kann Herr M\u00fcller in der Registerkarte &#8216;Diskussion&#8217; eine Unterhaltung mit Herrn Meier beginnen oder weitere Informationen erfragen. Au\u00dferdem kann er die Anforderung ablehnen. Aber wir denken positiv: Herr M\u00fcller genehmigt den Reiseantrag, der daraufhin automatisch an seine Assistentin, Anita Schulze, weitergeleitet wird. Frau Schulze reserviert f\u00fcr Herrn Meier die Hotelzimmer, mietet ein Auto und veranlasst die Auszahlung eines Vorschusses. Alle Aktivit\u00e4ten werden in den daf\u00fcr vorgesehenen Feldern des Comindware Tracker-Objekts vermerkt und dann verfolgt.<\/p>\r\n\r\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Der_groste_Vorteil\"><\/span>Der gr\u00f6\u00dfte Vorteil<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\r\n\r\n<p align=\"justify\">Der gr\u00f6\u00dfte Vorteil bei der Verwendung von Comindware Tracker f\u00fcr die Verfolgung von Reiseantr\u00e4gen und Spesenabrechnungen liegt darin, dass alle Beteiligten zu jeder Zeit genau wissen, wer wof\u00fcr verantwortlich ist. Herr Meier wei\u00df, dass er die Spesenabrechnung aufstellen muss, denn er hat eine entsprechende Email-Benachrichtigung erhalten. Herr M\u00fcller wei\u00df, dass er die Abrechnung nach Eingang in seinem Comindware Tracker-Postfach genehmigen oder ablehnen muss. Anschlie\u00dfend wird die Anforderung an Frau Schulze \u00fcbergeben und Herr M\u00fcller braucht nicht mehr daran zu denken, sie verschwindet einfach aus seinem Posteingang. Frau Schulze wird \u00fcber die erforderlichen Aktionen per Email benachrichtigt und findet sie zudem als &#8216;Neue Aufgabe&#8217; in ihrem Posteingang. An diesem Prozess sind immer nur die Personen beteiligt, die gerade auch f\u00fcr eine Aufgabe verantwortlich sind, alle anderen werden nicht behelligt. Das ist gro\u00dfartig!<\/p>\r\n<br \/>\r\n<p align=\"justify\">Die zur L\u00f6sung \u201eFinanzen und Administration\u201c geh\u00f6renden Standardapplikationen wurden extra mit einer Regel ausgestattet: Wenn ein Betrag auf der Spesenabrechnung die 1.000\u20ac-Grenze \u00fcbersteigt, muss sie vom Finanzleiter genehmigt werden. Aber das ist nur ein Beispiel aus der Praxis. Nat\u00fcrlich k\u00f6nnen Sie diese Bestimmung entfernen oder den Prozess mit wenig Aufwand so anpassen, dass er Ihren individuellen Erfordernissen entspricht. Dabei helfen wir Ihnen gern. Mit unserem komfortablen Comindware Workflow-Generator ist das wirklich einfach!<\/p>\r\n\r\n[ad#tracker-try]\r\n\r\n[ad#author-achumakova]\r\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Neulich gab es eine Fernsehsendung \u00fcber einen Vertreter, der vor vielen Jahren durch das Land reiste und an der Haust\u00fcr Staubsauger verkaufte. Um von seinem Produkt zu \u00fcberzeugen, bot er an Ort und Stelle eine Vorf\u00fchrung an. Die Sendung war wirklich nett gemacht \u2013 50er Jahre, sch\u00f6ne Autos, unber\u00fchrte Landschaften und nostalgische Pin-ups. 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