{"id":145,"date":"2012-12-20T09:34:50","date_gmt":"2012-12-20T09:34:50","guid":{"rendered":"https:\/\/www.cmwlab.com\/de\/blog\/?p=145"},"modified":"2026-01-08T06:40:23","modified_gmt":"2026-01-08T06:40:23","slug":"stop-tracking-stuff-in-excel","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.cmwlab.com\/de\/blog\/stop-tracking-stuff-in-excel\/","title":{"rendered":"Erm\u00fcdet vom Tracking mit Excel? Testen Sie ein wirkliches Workflow-Tool!"},"content":{"rendered":"<p style=\"clear:none;text-indent:10px;\">Gibt es eine Alternative zu Microsoft\u00ae Excel, um die Aktivit\u00e4ten w\u00e4hrend eines Projekts zu verwalten? Viele Anwender stellen unserem Support dieselbe Frage: Was kann ich anstelle von Excel zur Verwaltung von Projektaktivit\u00e4ten einsetzen? Sie sind damit einfach nicht zufrieden. Denn eine Excel-Datei wird mit der Zeit immer gr\u00f6\u00dfer und un\u00fcbersichtlicher.<\/p>\r\n\r\n<p style=\"position:absolute;\"><!--more--><\/p>\r\n\r\n<p style=\"clear:none;text-indent:10px;\">Excel ist ein hervorragendes Werkzeug f\u00fcr Berechnungen in Tabellen. Aber f\u00fcr das Verwalten von Projekten ist das Programm nicht gedacht. Was also kann stattdessen benutzt werden?<\/p>\r\n\r\n<blockquote>\u201c&#8230;es ist so viel einfacher, einen Aufgabenberg zu bew\u00e4ltigen, wenn man ein gro\u00dfartiges Workflow-Werkzeug hat.\u201d<\/blockquote>\r\n\r\n<h3>Das Problem: Stand-alone Dateien mit Daten zur Projektverfolgung sind nicht praktikabel.<\/h3>\r\n\r\n<p style=\"text-indent:10px;\">Nehmen wir ein Beispiel aus einem Schulungszentrum, wo Lehrgangsanforderungen in einer Excel-Datei verfolgt werden. Wenn eine Schulungsanforderung eingeht, wird diese vom jeweiligen Empf\u00e4nger in eine Excel-Datei eingetragen. Es werden der Schulungstitel, der Ort, die Deadline und die verantwortliche Person eingetragen. Diese Datei ist lokal auf dem Computer des Managers gespeichert und wird manuell aktualisiert:  wenn jemand diese Datei ben\u00f6tigt, wird sie per Mail verschickt. Daraus resultiert umfangreicher Email-Verkehr und die Einsicht in den Prozess ist gering.<\/p>\r\n\r\n<a href=\"\/de\/blog\/files\/2012\/12\/pic11.png\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><img decoding=\"async\" src=\"\/de\/blog\/files\/2012\/12\/pic1_th.png\" alt=\"excel file for tracking work\" style=\"float:right;margin:5px;\"\/><\/a>\r\n\r\n<p style=\"text-indent:10px;clear:none;\">Als das Team davon genervt war, suchte es einen Weg, gemeinsam mit einer Datei zu arbeiten. Es ist nicht genau bekannt, was eingesetzt wurde: m\u00f6glicherweise\u00a0<a href=\"https:\/\/www.dropbox.com\/\" rel=\"nofollow\">Dropbox<\/a>\u00a0oder\u00a0<a href=\"https:\/\/docs.google.com\/\">Google Docs<\/a> oder etwas ganz anderes. Nun konnten sie gleicherma\u00dfen an der Datei arbeiten und die Aktualisierung war einfacher. Wenn aber die Datei ge\u00f6ffnet und ge\u00e4ndert wird ist nicht zu sehen, ob bereits daran gearbeitet wird.  Es kann zu \u00fcberraschenden \u00dcberschneidungen kommen. M\u00f6glicherweise wird die gleiche Schulung doppelt eingetragen.<\/p>\r\n\r\n<p style=\"text-indent:10px;clear:none;\">Irgendwann waren mehr als 1000 Schulungen eingetragen und die Liste wurde immer l\u00e4nger. Seitdem wurde die Datei immer weniger beherrschbar. Es sollte dann jemand mit der Pflege dieser Datei beauftragt werden, aber alle Teammitglieder waren mit der Schulungsorganisation besch\u00e4ftigt:  Niemand hatte Zeit f\u00fcr zus\u00e4tzliche Arbeit zur Dateiverwaltung.<\/p>\r\n\r\n<p style=\"text-indent:10px;clear:none;\">Im schlimmsten Fall sind zu viele Informationen in einer einzelnen Datei abgelegt. Das macht eine solche Datei schwer zu handhaben und immer weniger n\u00fctzlich. Aktualisierungen erfolgen nicht mehr zeitnah. Mit Projektinformationen in einer Excel-Datei kann man nicht wirklich auf dem Laufenden bleiben.<\/p>\r\n\r\n<p style=\"text-indent:10px;\">Also bleibt die Frage: Wie kann man effizient mit Projektaktivit\u00e4ten arbeiten und das Chaos mit einer stand-alone Tabelle vermeiden?<\/p>\r\n\r\n<h3>Die L\u00f6sung: Aktualisierung durch Anwender in Echtzeit mit Workflow-Koordinierung.<\/h3>\r\n\r\n<p style=\"text-indent:10px;\">Workflow-Koordinierung mit <a href=\"https:\/\/www.cmwlab.com\/de\/bpm-workflow-software\/\">Comindware Tracker<\/a>\u00a0ist die L\u00f6sung f\u00fcr dieses Problem. Es enth\u00e4lt die Logik von Gesch\u00e4ftsprozessen. Die L\u00f6sung unterscheidet sich drastisch von kommentierten Dateien. So sieht die ver\u00e4nderte Planung des Schulungsteams in diesem Workflow-Tool aus.<\/p>\r\n\r\n<a href=\"\/de\/blog\/files\/2012\/12\/pic21.png\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><img decoding=\"async\" src=\"\/de\/blog\/files\/2012\/12\/pic2_th.png\" alt=\"Comindware Tracker list of work items\"\/><\/a>\r\n\r\n<p style=\"text-indent:10px;\">Die Aufstellung der Schulungsw\u00fcnsche sieht in Comindware Tracker\u00a0immer noch wie eine Liste aus. Zu sehen sind der Name der Schulung, die Deadline, die Priorit\u00e4t, der Ort und der Verantwortliche. Aber im Grunde ist es \u00fcberhaupt keine Aktivit\u00e4tenliste mehr. Was wie eine einfache Liste aussieht arbeitet nun wie ein Hypertext mit einer hinterlegten Workflow-Engine.<\/p>\r\n\r\n<p style=\"text-indent:10px;\">Wenn der Name einer Schulung in der Liste angeklickt wird, erscheint die Schulung mit allen Informationen an einem einzigen Platz:<\/p>\r\n\r\n<a href=\"\/de\/blog\/files\/2012\/12\/pic31.png\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><img decoding=\"async\" src=\"\/de\/blog\/files\/2012\/12\/pic3_th.png\" alt=\"Comindware Tracker work item screen\"\/><\/a>\r\n\r\n<p style=\"text-indent:10px;\">Mit der Funktion zur Workflow-Koordinierung richtete das Schulungsteam einen Prozess f\u00fcr Schulungsanforderungen ein. Nun durchl\u00e4uft eine Schulungsanforderung zusammen mit allen zugeh\u00f6rigen Informationen einen definierten Workflow:<\/p>\r\n\r\n<a href=\"\/de\/blog\/files\/2012\/12\/pic41.png\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><img decoding=\"async\" src=\"\/de\/blog\/files\/2012\/12\/pic4_th.png\" alt=\"workflow exmaple\"\/><\/a>\r\n\r\n<p style=\"text-indent:10px;\">Der Bearbeiter eines Prozesselements kann den Status einstellen, Aktualisierungen vornehmen und Priorit\u00e4ten setzen \u2013 und all das ist sofort f\u00fcr jeden sichtbar, weil alles online geschieht. Es sind keine Emails mehr n\u00f6tig. Jedes Prozesselement kann in einem Diskussionsforum kommentiert werden, das in das Formular zur Schulungsanforderung integriert ist. Die Anwender k\u00f6nnen aber Benachrichtigungen dar\u00fcber erhalten, dass ein Prozesselement ver\u00e4ndert wurde.<\/p>\r\n\r\n<a href=\"\/de\/blog\/files\/2012\/12\/pic5.png\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><img decoding=\"async\" src=\"\/de\/blog\/files\/2012\/12\/pic5_th.png\" alt=\"work item discussion\" style=\"float:right;margin:5px;\"\/><\/a>\r\n\r\n<p style=\"text-indent:10px;clear:none;\">Diese Funktionen wurden speziell zur Unterst\u00fctzung der Verwaltungsarbeit entwickelt und sind in Excel nicht enthalten. Excel ist f\u00fcr andere Aufgaben viel besser geeignet. Ganz nebenbei: Das Schulungsteam setzt Excel immer noch ein, aber nun f\u00fcr Kalkulationen und Tabellen, die nun den Schulungsanforderungen in\u00a0<a href=\"https:\/\/www.cmwlab.com\/de\/bpm-workflow-software\/\">Comindware Tracker<\/a> zugeordnet werden.<\/p>\r\n\r\n<p style=\"text-indent:10px;clear:none;\">Niemand muss mehr im Kopf behalten, wer der N\u00e4chste ist. Es entf\u00e4llt die Frage: Wen muss ich benachrichtigen, wenn ich meinen Teil an der Aufgabe abgeschlossen habe. Der Workflow entscheidet, an wen das Prozesselement als n\u00e4chstes geht.<\/p>\r\n\r\n<p style=\"text-indent:10px;clear:none;\">Sie k\u00f6nnen <a href=\"https:\/\/www.cmwlab.com\/de\/bpm-workflow-software\/try\/\">Comindware Tracker testen<\/a>\u00a0&#8211; 30 Tage kostenlos.<\/p>\r\n\r\n<h3>Wo kann diese L\u00f6sung noch von Nutzen sein?<\/h3>\r\n\r\n<p style=\"text-indent:10px;\">Die beschriebene Funktionalit\u00e4t ist bei speziellen Aktivit\u00e4ten besonders effizient. Deshalb haben wir L\u00f6sungen vorbereitet f\u00fcr den <a href=\"https:\/\/www.cmwlab.com\/de\/it-help-desk\/\">Support-Helpdesk<\/a>, Finanzen und Administration, <a href=\"https:\/\/www.cmwlab.com\/de\/software-development\/\">Softwareentwicklung<\/a> und <a href=\"https:\/\/www.cmwlab.com\/de\/human-resources\/\">Automatisierung der Personalverwaltung<\/a>.<\/p>\r\n\r\n<p style=\"text-indent:10px;\">Auch wenn Sie etwas ganz anders tun und entscheiden, Comindware Tracker zur Verfolgung von Elementen einzusetzen \u2013 es ist eine gute Entscheidung! Comindware Tracker ist flexibel und wir sind darauf vorbereitet, Ihnen bei der Einrichtung Ihres ersten Prozesses zu helfen.<\/p>\r\n\r\n[ad#sales-info]\r\n\r\n[ad#author-achumakova]","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Gibt es eine Alternative zu Microsoft\u00ae Excel, um die Aktivit\u00e4ten w\u00e4hrend eines Projekts zu verwalten? 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