Es gibt zwar keine Patentlösung für den Erfolg beim Projektmanagement, aber bestimmte Basisprinzipien gilt es bei der Planung und Ausführung aller Projekte zu beachten – von den Grundlagen bis zur Aufwandsschätzung, von der Planerstellung bis zur Fortschrittsverfolgung. Eines dieser Prinzipien konzentriert sich auf den Bereich Ressourcenmanagement Software und fällt in die Phase der Projektvorkalkulation.
Der Begriff Ressource steht in der Regel für Personal, Zeit und Budget. Aber in diesem Artikel wollen wir uns vor allem den Bereich Personal näher anschauen.
Effizientes Ressourcenmanagement – warum?
Einer der Hauptgründe für Projektverzögerungen ist die Überlastung der beteiligten Mitarbeiter, die wiederum von einer suboptimalen Projektplanung herrührt. Mal abgesehen von den nachteiligen Auswirkungen auf die Projektausführung insgesamt, erweist sich die Überlastung von Ressourcen als äußerst nachteilig für die Motivation und Produktivität im Projektmanagementteam.
Stellen Sie sich einmal vor, wie Sie sich zwischen Ihren Aufgaben und Projekten zerteilen müssen, während andere Teammitglieder mit den gleichen Fertigkeiten und Qualifikationen viel Leerlauf haben, den sie mit sozialen Medien oder sogar unproduktivem Getratsche füllen. Vermutlich kommen Sie dann zu dem Schluss, dass Sie entweder unentbehrlich sind oder Ihr Projektleiter Sie auf dem Kieker hat.
Für den Projektleiter ist die verwendete Methodik mit Blick auf Ressourcenmanagement Software also ausschlaggebend. Nicht nur aus Gründen der Fairness und Gleichberechtigung, sondern auch um Projekte rechtzeitig, im Budget und gemäß den Erwartungen abzuschließen.
Personal Ressourcenmanagement Software – ein paar Tipps
Die Zuteilung von Personalressourcen ist kein wirklich schwierig zu verstehendes Konzept, aber ohne das richtige Ressourcenmanagement samt entsprechender Technologie um den Prozess zu vereinfachen, kann der Schuss leicht nach hinten losgehen; vor allem wenn es sich um eine größere Zahl von Mitarbeitern handelt.
Natürlich wünschen sich Projektleiter die volle Kooperation Ihres Teams bei jedem einzelnen Projekt. Und sofern eine kollaborative Kultur mit Transparenz und offener Kommunikation für die richtige Einstellung und entsprechende Motivation sorgen, sollte die gewünschte Teamzusammenarbeit ein Selbstläufer sein. Wahrscheinlich muss sie nicht einmal extra erwähnt werden.
Das Personal Ressourcenmanagement birgt jedoch einige Stolperfallen und es passiert schnell, dass aufgrund ungeeigneter Planung und/oder des Fehlens einer fähigen Personal Ressourcenmanagement Software Aufgaben ungleichmäßig oder nicht an die richtigen Teammitglieder verteilt werden. Manchmal wird auch schlicht die Tatsache übersehen, dass selbst die besten Mitarbeiter nicht rund um die Uhr arbeiten.
Folgendes sollten Sie daher beim Ressourcenmanagement im Hinterkopf behalten:
- Aufwand statt Kalenderzeiten. In drei Tagen kann viel geschafft werden, sofern jede Minute im Büro für die aktuellen Aufgaben und Projekte eingesetzt wird. Aber wie sieht es aus mit Besprechungen, dringenden Anforderungen oder anderen unerwartet auftretenden Ereignissen? Laut einem Artikel von Karl Wiegers auf ProcessImpact.com sollte man den Zeitaufwand nicht nach dem Kalender kalkulieren, sondern auf Basis von Aufwand im Sinne von benötigten Arbeitsstunden pro Aufgabe.
- Schulungsbedarf und Lernkurve. Beim Ausprobieren neuer Tools oder Prozesse haben die erforderliche Einarbeitungszeit und Lernkurve einen deutlichen Einfluss auf die Teamproduktivität. Niemand kann bereits während der Eingewöhnung beste Ergebnisse liefern und unrealistische Erwartungen sorgen mit Sicherheit für schlechte Stimmung im Team.
- Plan B. Wir alle wissen, dass viele Projekte nicht wie geplant verlaufen. So ist es nun mal im Leben. Effiziente Projektplanung und Vorkalkulation bedeutet daher auch, mögliche Alternativen und schnell greifende Abhilfemaßnahmen für den Fall der Fälle vorzubereiten.
Schlussfolgerung
Die eingesetzte Personal Ressourcenmanagement Software ist bei den Projekten häufig für Erfolg oder Scheitern verantwortlich. Die Funktionalität der Comindware Project Ressourcenmanagement Software liefert eine einfache und leicht realisierbare Vorgehensweise für die Erkennung und Kontrolle von Ressourcenüberlastung samt Konfliktbehebung im Vorfeld, unterstützt von einer integrierten Ressourcendatenbank für große Teams und umfangreiche Projekte.
Damit werden Aufgaben von den jeweils am besten geeigneten Teammitgliedern bearbeitet, entsprechend der im Projekt vorgegebenen Kriterien verteilt und es ist sichergestellt, dass alle ihren gerechten Teil zum Ganzen beitragen. So wird jedes Projekt zu einem echten Erfolg.
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