Immer häufiger arbeiten in den Unternehmen Teams, die auf mehrere Standorte verteilt sind: in verschiedenen Stockwerken desselben Gebäudes, innerhalb einer Stadt, landesweit oder sogar global. Das ist einer der Gründe, warum Online Collaboration Tools heute so weit verbreitet sind, denn webbasierte Projektmanagement Tools sind einfach zu verwalten, hochflexibel einsetzbar, plattformübergreifend kompatibel und mobil. Außerdem kosten sie nur einen Bruchteil dessen, was für Erhalt und Wartung von In-Haus-Servern aufzuwenden ist.
Herausforderungen bei der Arbeit mit verteilten Teams
Der technologische Durchbruch mit Videokonferenzen, Instant Messaging und Emails hat den Weg für Telearbeit geebnet und ermöglicht effektive Teamkollaboration auch ohne physische Anwesenheit am selben Ort. Das realisiert echte Vorteile für Unternehmen jeder Größe, vor allem bei den Kosten. Allerdings ergeben sich auch mannigfaltige Herausforderungen bei der Organisation und geeigneten Ausstattung von geografisch verteilten Teams:
- Kommunikation
Damit verteilte Teams über Projektmanagement Tools effektiv kommunizieren können, muss es ein geeignetes Kommunikationsmedium geben. Wenn sich die Teammitglieder an weltweit verstreuten Standorten befinden, sind die verschiedenen Zeitzonen zu beachten. Der Kommunikationsmodus, synchron oder asynchron, hängt von mehreren Kriterien ab: wie dringend ist eine Antwort bzw. Reaktion, wie viel Fachwissen ist im Team vorhanden, wie verlässlich sind die Teammitglieder untereinander?
Eine Planung mit projektübergreifenden Informationen macht potentielle Engpässe erkennbar, ermöglicht das Teilen bewährter Vorgehensweisen und hält mit entsprechenden Benachrichtigungen alle Beteiligten über den Projektfortschritt insgesamt auf dem Laufenden.
- Wissen teilen und verwalten
Die Weitergabe von Informationen ist nicht nur in verteilten Teams mitunter schwierig. Vor allem, wenn einzelne Teammitglieder das Teilen von Wissen als Bedrohung für ihre Position oder Kernkompetenz betrachten. Ein beratendes Mentoring und Initiativen zur Auszeichnung bzw. Anerkennung von Leistungen beugt solchen negativen Sichtweisen vor. Zusätzlich gewährleisten eine Knowledge Base oder ein Berichtssystem, in dem alle projektbezogenen Probleme, Lösungen und Teilarbeiten protokolliert und dokumentiert werden, dass Prozesswissen dem gesamten Team zur Verfügung steht.
Im Laufe der Zeit entsteht so ein wertvoller Informationsfundus für schnellere Problemlösungen, nicht nur in Bezug auf Kunden.
- Kulturelle Unterschiede
Teammitglieder haben häufig verschiedene Wurzeln und was der eine gut findet, lehnt ein anderer vielleicht ab. Somit basiert der Erfolg eines Teams auf der Fähigkeit seiner Mitglieder, kulturelle Unterschiede zu überbrücken und aus der Vielfältigkeit einen Nutzen zu ziehen. Besonders wichtig ist das für Teams, in denen mehrere Kulturen aufeinandertreffen. Pünktlichkeit, zum Beispiel, ist nicht für alle Nationalitäten eine erstrebenswerte Charaktereigenschaft.
Darum ist es wichtig, gleich zu Beginn die für alle Mitglieder verpflichtenden Teamziele zu definieren, um den Teamgeist zu stärken. Zur Zieldefinition gehört auch die Erstellung einer Roadmap für die Ausführung, die detaillierte Rollen und Verantwortlichkeiten für jedes Mitglied sowie die Vorgehensweise des Teams vorgibt. So wissen alle was zu tun ist, falls es zu unerwarteten Turbulenzen kommt.
- Vertrauensaufbau und Teamentwicklung
Erfolgreiches Bonding, also die Teamentwicklung, ist für die Förderung von Vertrauen und Kameradschaft zwischen den Teammitgliedern unerlässlich. Vor Ort ansässige Kollegen können sich in ihrer Freizeit treffen und am Privatleben der anderen teilhaben. Bei verteilten Teams ist das selten realisierbar und viele Unternehmen haben auch gar kein Budget für solche Aktivitäten.
Hier ist Kreativität gefragt. Wie wär’s mit einem virtuellen Teamraum? Privates teilen oder persönliche Ansichten, Hobbys und Überzeugungen diskutieren; sogar das Hochladen von Familien- und Urlaubsfotos ist hier möglich.
Online Software für Projektkollaboration und die Organisation verteilter Teams
Für die Arbeit in geografisch verstreuten Teams ist ein zentraler Knotenpunkt für die Kollaboration unerlässlich. Darum ist die Auswahl der Software für Online Teamkollaboration von entscheidender Bedeutung. Mit Blick auf die genannten Herausforderungen ist kollaborative Software sicher eine der einfachsten Vorgehensweisen, damit die Zusammenarbeit in verteilten Teams funktioniert. Denn eine webbasierte Plattform für Project Collaboration erlaubt den Teams jederzeit und von überall den Zugriff auf projektbezogene Daten und Informationen – per Computer, Smartphone oder Tablet-PC.
Wenn Sie nach einer Software für Projektplanung suchen, mit der Sie die Herausforderungen bei Projektverwaltung und Zusammenarbeit meistern können, sollten Sie Comindware Project testen. Diese von Comindware neu entwickelte Online Software für Projektkollaboration wird Sie überzeugen. Vereinte Aktivitätenlisten, strukturierte Gruppendiskussionen und Teamräume sowie eine umfassende Funktionalität unterstützen Sie bei der Teamentwicklung mit motivierten und produktiven Mitgliedern – für effektive Zusammenarbeit im Projekt, projektübergreifend und darüber hinaus.
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